Boekhoudproblemen bij startende ondernemers

Startende ondernemers willen niets liever dan zo snel mogelijk starten met hun net ingeschreven bedrijf, iets wat vrij logisch is. Toch maken veel starters erg veel fouten aangaande de financiële administratie. Hoe komt het dat vooral startende ondernemers zo vaak de mist in gaan met hun boekhouding?

Het maken van de juiste keuzes

Ondernemers kiezen zeker in de beginfase van hun bedrijf er vaak voor om de administratie zelf te doen. Men denkt dat het hebben van een boekhoudprogramma zoals SnelStart voldoende is om zelf de aangiftes te kunnen doen, maar vaak verkijkt men zich hier sterk op. Zonder een administratieve opleiding en de juiste kennis omtrend belastingen, is boekhouden een erg lastig uit te voeren taak die maandelijks of per kwartaal telkens terug keert binnen uw bedrijf. Vaak vergeet men dingen zoals startersaftrek en andere bijzondere vormen van belastingen en teruggaves. Het is dus belangrijk dat u voordat u met uw bedrijf start de juiste keuze maakt. Ga ik mijn administratie zelf doen of geef ik deze uit handen?

Tips bij het zoeken naar een juist administratiekantoor

Een goede boekhouder is een must zeker voor starters. Voornamelijk jonge ondernemers hebben vaak niet genoeg kennis over belastingen en alles wat daarbij komt kijken. Helaas zijn er teveel ondernemers die niet genoeg ”research” doen met betrekking tot het kiezen van een boekhouder en/of administratiekantoor. Hieronder enkele tips die van belang kunnen zijn om de juiste keuze te maken:

- Google de firma in kwestie en zoek naar ervaringen van anderen. Ga niet te snel af op die ene negatieve ervaring die u gelezen heeft op internet, maar laat u goed informeren en kijk of er meer mensen zijn met dezelfde klachten.

- Raadpleeg Higherlevel en Webwinkelforum. Beide websites helpen ondernemers op allerlei vlakken en dus ook op het gebied van boekhouding en alles wat daarbij komt kijken. Op beide fora zitten enkele specialisten op het gebied van administratie.

- Raadpleeg brancheorganisaties. Boekhoudkantoren en administratiekantoren zijn over het algemeen aangesloten bij erkende brancheorganisaties zoals Covak.

Adverteren op Facebook is lastiger dan u denkt

Adverteren via social media is een hot item onder de webwinkeliers. Webwinkels zoals Zalando en bijvoorbeeld Wehkamp maken veel gebruik van deze nieuwe manier van adverteren. Naast het adverteren via Hyves is het ook mogelijk om te adverteren via Facebook.

Adverteren op Facebook is nog niet zo gemakkelijk

Facebook staat erom bekend dat men er relatief goedkoop kan adverteren, toch is het adverteren op Facebook niet zo makkelijk als wat velen denken. De website Adweek maakte bekend dat de click throughs dramatisch zijn gedaald naar 0,051 procent. De reden hiervan is dat een advertentie rekening moet houden met de 30 variabelen van iedere Facebook user. Het is daarom aan te raden contact te zoeken met een marketing bedrijf wat zich specialiseert in het ontwikkelen van Facebook advertenties.

Het belang van duidelijke contactgegevens

Een webshop runnen lijkt erg eenvoudig. Wat veel ondernemers vergeten die net een eigen webwinkel hebben geopend is het van belang van bereikbaarheid voor uw klanten.

Contactgegevens op uw webwinkel

Er zijn helaas tal van voorbeelden op het internet te vinden van ondernemers c.q. hobbyisten die een webwinkel runnen, bijvoorbeeld met Mijnwebwinkel of GetSeoShop maar te weinig rekening houden met de bereikbaarheid van de webwinkel. Het is namelijk erg belangrijk voor uw klanten dat u minimaal 5 dagen per week bereikbaar bent via e-mail, telefoon en/of livechat. Veel webwinkeliers vergissen zich sterk in de tijd die een webwinkel runnen vergt. Deze ondernemers komen zichzelf vaak na een tijdje tegen en besluiten om de webwinkel te verkopen en/of op te doeken. Een webwinkel vraagt net zoveel, zo niet meer tijd als een fysieke winkel.

Tips voor uw webwinkel

Zoals gezegd is het belangrijk dat uw klanten u minimaal 5 dagen per week goed kunnen bereiken. Veel webwinkels hebben alleen maar een contactformulier op hun website vermeld staan, wat naar ons idee te marginaal is. Een klant moet meerdere mogelijkheden krijgen om contact met u als eigenaar te leggen. Naast een contactformulier is het aan te raden gebruik te maken van een telefoonnummer en bijvoorbeeld een livechat applicatie zoals LiveZilla. Meerdere contactgegevens wekt vertrouwen voor de consument. Beeld u zich eens in: Zou u bij een webwinkel iets bestellen die alleen per e-mail bereikbaar is?

Hoe promoot ik mijn webwinkel offline?

Het is een herkenbaar probleem onder startende ondernemers, men heeft een webwinkel maar weet niet goed hoe men nu daadwerkelijk klanten ervan overtuigd om bij u een bestelling te plaatsen. Naast affiliate marketing en Google Adwords zijn er ook genoeg offline mogelijkheden om uw webwinkel te promoten.

Tips voor offline promotie

Niets is zo vervelend dan wanneer u net uw webshop heeft gevuld en klaar bent om online te gaan verkopen om dan geen of weinig klanten te hebben, maar hoe promoot u nu een webwinkel zonder daarbij veel kosten te maken? Hiervoor is een stuk inzicht en vooral creativiteit nodig om zonder teveel kosten te maken toch bezoekers en klanten te krijgen in uw webwinkel. Hieronder enkele tips om zonder al teveel kosten naamsbekendheid te genereren:

- Bezoek plaatselijke activiteiten: Iedere stad heeft plaatselijke activiteiten zoals een rommelmarkt of een leuke avond in het buurthuis. Profiteer hiervan! Ga eens een dag langs terwijl zo’n activiteit plaatsvindt en laat de mensen kennismaken met uw product(en). Uiteraard hoeft u geen volle tas met producten mee te nemen, maar u kunt aan de hand van gesprekken mensen laten weten dat uw webwinkel bestaat!

- Flyeren: Flyeren is een van de oudste manieren om een product aan de man te brengen of mensen kennis te laten maken met uw nieuwe winkel. Tegenwoordig zijn de kosten voor het drukken van flyers te overzien. Voor €50,- tot €100,- heeft u tegenwoordig al een duizendtal aan flyers. Kijk hiervoor eens op iDrukker.nl. Wel is het van belang dat de flyers een goede uitstraling hebben. Eventueel is het mogelijk, mits u een online winkel heeft om een kortingscode af te beelden op de flyer zodat u kunt meten hoeveel mensen daadwerkelijk iets bestellen die een flyer hebben ontvangen. Voor het designen van flyers kunt u ook bij ons terecht.

- Ludieke acties: Een van de beste manieren om uw winkel te promoten is wel door het verzinnen van een ludieke actie. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld de campagne van GreenJump die een filmpje hadden gemaakt van een oppaskindje wat aan de cocaine was verslaafd. Lees er meer over op hun website. Het uiteindelijke doel heeft men wel bereikt en dat is waar ludieke acties om draaien.

Twitter en uw webwinkel

Twitter is sinds 1 a 2 jaar een razend populair social media platform. Via uw eigen Twitter account kunt u uw volgers op de hoogte houden van de laatste gebeurtenissen rondom uw bedrijf. Daarnaast word Twitter veelvuldig door jongeren gebruikt om elkaar op de hoogte houden van gebeurtenissen in het dagelijkse leven.

Het gebruik van Twitter voor uw webwinkel

Twitter is tevens een uitstekend middel om uw webwinkel meer onder de aandacht te brengen. Zo zijn er enkele grote webshops die veelvuldig gebruik maken van social media zoals; Centralpoint, Bol.com en Wehkamp. Zoals u waarschijnlijk al heeft gezien hebben deze webwinkels veel volgers op Twitter. Doordat men direct reageert op vragen en/of opmerkingen van klanten die een bestelling hebben geplaatst zien potentiële klanten dit als een positieve manier van klant benadering. Hierdoor heeft u als webwinkelier een grote kans dat mensen die nog nooit iets bij uw webwinkel hebben besteld toch overgaan tot aankoop, aangezien u een uitermate goede manier van klantenservice hanteert.

Twitter gebruiken voor aanbiedingen

Veel webshops gebruiken Twitter voor een stuk klantenservice, maar daarnaast is het ook een uitermate geschikt middel om uw volgers op de hoogte te houden van aanbiedingen en andere acties op uw webwinkel. Wat we vaak zien is dat een bepaalde tweet weer wordt geretweet door uw volgers waardoor er een soort hefboom effect ontstaat binnen Twitter. Uw volgers twitteren over uw aanbieding naar hun volgers die in het juiste geval weer volger van u worden waardoor u een nog groter bereik heeft op social media gebied. Op deze manier krijgt u dus meer volgers op Twitter. Houd er wel rekening mee dat spammen (elke dag meerdere malen aanbiedingen twitteren) niet de juiste manier van klantenbinding is. Het is de bedoeling dat u Twitter gebruikt voor zowel een stuk klantenservice en uiteraard om aanbiedingen te verspreiden onder uw volgers.

Affiliate marketing voor beginners

Affiliate marketing is een vorm van online marketing die op korte termijn kan leiden tot meer omzet en verkopen in uw webwinkel. Naast Google Adwords is affiliate marketing een zeer effectieve manier om op relatief korte termijn meer succes te halen uit uw website en/of webshop.

Hoe werkt affiliate marketing?

De werking van affiliate marketing is eigenlijk zeer eenvoudig uit te leggen. Iedere adverteerder (ook wel merchant genoemd) die zich aansluit bij een affiliate bureau betaalt een bepaald percentage van iedere online verkoop aan webmasters die zijn of haar website of webwinkel promoten aan de hand van banners en links. U betaald als adverteerder dus alleen wanneer men daadwerkelijk een lead of sale genereert via uw webwinkel. Dit is voor startende ondernemers uiteraard zeer aantrekkelijk aangezien u minder kosten heeft ter vergelijking met bijvoorbeeld Google Adwords waarvoor over het algemeen een langere adem nodig is. Naast dat het voor starters een zeer lucratieve manier is van adverteren is het ook voor de wat grotere websites en webshops een ideale manier van adverteren. Over het algemeen werken grote shops zoals Bol.com en Wehkamp met zowel affiliate marketing als met Google Adwords.

Kosten van een affiliate campagne

Er zijn in Nederland veel affiliate bureau’s waar u zichzelf als adverteerder voor kunt inschrijven. Enkele bekende bureau’s zijn onder andere; Tradetracker, M4N, Daisycon en Cleafs. Ieder bureau hanteert zogenaamde opstartkosten om uw campagne op te nemen in hun systeem. Deze opstartkosten zijn over het algemeen ongeveer €500,- per campagne en eenmalig. Daarnaast verdienen de bureau’s aan iedere lead of sale een bepaald percentage. Dit klinkt als een dure bezigheid, maar in werkelijkheid is het over het algemeen (zeker in het begin) goedkoper dan Google Adwords.

Voorbeeld:

U heeft artikelen in uw webwinkel staan met een gemiddelde marge van 50%. Dit is een behoorlijke marge en u wenst op korte termijn meer bezoekers en omzet te genereren. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk om een vergoeding van 7% per verkoop aan de webmasters te geven. Naast deze 7% zal een affiliate bureau ook enkele procenten opstrijken, laten we als voorbeeld 3% nemen. Uw totale kosten komen dan op 10% op 1 order. De overige 40% zijn dus voor u. U geeft wat marge weg, maar aan de andere kant genereert u snel klanten en zodoende dus ook naamsbekendheid.

Is affiliate marketing voor iedereen bestemd?

Volgens onze visie is affiliate marketing niet voor iedereen bestemd. Het is namelijk zo dat sommige bureau’s wel 100 webwinkels hebben die gepromoot worden en die toevallig allemaal hetzelfde aanbieden als wat u wenst aan te bieden. Het is daarom slim vooraf telefonisch contact te zoeken met het bureau in kwestie om te vragen hoeveel webshops er in uw branche aangesloten zijn bij het bureau. In de adult shops heerst bijvoorbeeld erg veel concurrentie, naast het feit dat u een zeer hoge vergoeding moet geven om zeker te zijn van orders, dient u ook te concurreren met grote namen in deze branche. Voor deze branche raden wij dan ook Google Adwords aan wat uiteindelijk goedkoper zal zijn dan affiliate marketing.

Indien u graag meer wenst te weten over affiliate marketing of over Google Adwords, dan kunt u ten alle tijden contact met ons opnemen.

Plan van aanpak voor startende ondernemers

Op verschillende zakelijke websites en fora vragen startende ondernemers vaak hulp bij hun ondernemingsplan c.q. businessplan. Wat men vaak onderschat en niet meeneemt in het gehele verhaal is een plan van aanpak, door sommige ook wel ‘’brainstorm sessie’’ genoemd.

Een plan van aanpak kunt u in principe ten alle tijden maken. Het enige wat hiervoor nodig is is een groot notitieblok en een pen, maar waarvoor is een plan van aanpak nu eigenlijk zo belangrijk?
Uw plan van aanpak is belangrijk, omdat u voor uw nieuw te starten bedrijf punten noteert die van belang zijn om er een succes van te maken. Dit kunnen punten zijn zoals; Kosten, baten, maar ook ingevingen die u bijvoorbeeld krijgt tijdens een wandeling buiten. Het is erg belangrijk dat u dit soort punten noteert, aangezien iedereen weleens iets kan vergeten en op deze manier heeft u altijd een helpende hand mocht u bepaalde dingen zijn vergeten. Een plan van aanpak hoeft geen perfect opgestelde brief te zijn aangezien u het voor uw eigen bedrijf is. U kunt dus gerust een A4 vel helemaal vol schrijven met ingevingen voor uw nieuw te starten bedrijf. Hieronder ziet u een voorbeeld van een stuk uit een plan van aanpak:

Voorbeeld plan van aanpak:

- €50.000,- te besteden.
- 5-20% marketing en affiliatekosten
- Bedrijven benaderen voor eventuele sponsoring?
- Webwinkel laten ontwikkelen door ….. a €7.500,-
- Factuur ontwerp in de stijl van …. Laten ontwerpen of zelf doen?
- Nu.nl benaderen voor het concept, misschien heeft men interesse?
- Boekhoudsysteem koppelen aan de webwinkel (overleggen met programmeur).

Zoals u ziet zijn het voornamelijk korte notities die u helpen herinneren aan bepaalde handelingen die u nog moet doen of die u eventueel later alsnog wenst te schrappen van uw lijst. Op deze manier van werken krijgt u sneller inzicht wat prioriteit heeft en wat niet. Daarnaast werkt het ook soepeler door gebruik te maken van een soortgelijk plan. U zult merken dat u dingen sneller kunt afronden en sneller ter zake kunt komen.

Veel voorkomende problemen bij startende ondernemers

Nadat men zichzelf als bedrijf zijnde heeft ingeschreven bij de Kamer van Koophandel is men volgens de Nederlandse maatstaven een officieel erkend bedrijf. Naast het Kamer van Koophandel inschrijvingsnummer heeft men direct de beschikking over een BTW nummer voor de Belastingdienst. Vroeger kreeg men dit nummer apart nagestuurd, maar tegenwoordig krijgt men het BTW nummer direct bij inschrijving.

Helaas zijn er veel starters die op korte termijn tegen een hoop problemen aan lopen. Een van de meest voorkomende problemen die uiteindelijk ook vaak zorgt voor een definitieve opheffing van het bedrijf is financiële wanorde. Enkele voorbeelden hiervan zijn; Teveel geld uitgeven aan dingen die later ook gerealiseerd kunnen worden, marketingkosten en promotiewerk, verkeerde boekhouder enzovoorts. Men raakt hierdoor het overzicht in de administratie kwijt en het gevolg hiervan is dat er een gat ontstaat en men dit niet kan opvullen. Zo zijn er veel webwinkel eigenaren die zich verkijken op de kosten van het opstarten van een webwinkel en hebben nadat ze teveel geld hebben uitgegeven aan bijvoorbeeld promotie ineens niet meer de beschikking over voldoende financiële middelen om bijvoorbeeld de programmeur (die de webshop ontwikkeld) te kunnen betalen. Hierdoor komt men in de problemen met als resultaat een half afgemaakte webwinkel of erger nog een directe uitschrijving van het Kamer van Koophandel register. Om deze veel voorkomende problemen te voorkomen is het raadzaam om allereerst een goed businessplan op te stellen, uzelf goed te laten informeren door concullega’s, de markt te verkennen en eventueel raad te vragen aan mensen in uw omgeving die zelf een eigen bedrijf zijn gestart. Uiteraard is het ook nooit verkeerd om eens rond de tafel te gaan met uw boekhouder/investeerder om het een en ander te bespreken. Let hierbij wel op dat u alles van tevoren opgeschreven heeft wat u de persoon in kwestie wenst te vragen om achteraf niet voor verrassingen komen te staan. Naast deze tal van mogelijkheden is het ook verstandig eens rond te neuzen op het zakelijk forum van Higherlevel.nl waar dagelijks duizenden ondernemers elkaar proberen te helpen waar mogelijk.

Een eigen bedrijf

Ieder jaar maken een hoop mensen de keuze om zelfstandig ondernemer te worden. In veel gevallen is de reden om eigen baas te worden de vrijheid die men denkt te krijgen zodra men zich ingeschreven heeft bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast tobben veel zelfstandig ondernemers met hun directe leidinggevende en kiezen daardoor voor hun eigen weg. Startende ondernemers beseffen vaak niet dat er erg veel komt kijken bij het starten van een eigen bedrijf en zodoende schrijven velen zich na een relatief kort tijdsbestek weer uit om weer voor een baas te gaan werken. Om een eigen bedrijf te beginnen is lef, durf en inzicht nodig en het is zeer zeker niet iets wat je zomaar eventjes erbij gaat doen. Zoals gezegd heb je lef, durf en inzicht nodig en daarnaast ook een goed businessplan en eventueel mocht dat noodzakelijk zijn een plan van aanpak. Of je er nu voor kiest om een eigen onderneming te starten als stratenmaker, relatietherapeut of webdesigner allen hebben een goed doordacht plan van aanpak nodig.